비대면 회의시 지켜야 할 매너; 비대면 회의 매너

비대면 회의는 이제 현대 비즈니스 환경에서 필수적인 요소가 되었습니다. 특히 원격 근무가 증가하면서 비대면 회의의 중요성이 더욱 커지고 있는데요. 비대면 회의는 참여자 간의 물리적 거리를 뛰어넘어 중요한 의사 결정을 내리고, 협업을 촉진하는 중요한 도구가 될 수 있습니다. 하지만 오프라인 회의와는 다른 비대면 회의만의 독특한 매너와 규칙이 필요합니다. 오늘은 비대면 회의를 효과적으로 진행하고, 전문성을 유지하며, 다른 참여자들과 원활한 소통을 하기 위한 비대면 회의 매너에 대해 알아보겠습니다.

비대면 회의 매너의 중요성

비대면 회의는 물리적으로 같은 공간에 있지 않기 때문에, 오프라인 회의와 달리 여러 제약이 따릅니다. 음향의 문제, 네트워크 연결 상태, 화면 공유 기능 등 다양한 기술적 요소가 회의에 영향을 미칠 수 있습니다. 이러한 요소들은 회의 진행을 방해할 수 있으며, 잘못된 매너나 준비 부족은 회의의 효과를 떨어뜨릴 수 있습니다. 따라서 비대면 회의를 성공적으로 이끌기 위해서는 기본적인 매너를 숙지하고, 실천하는 것이 중요합니다.

회의 전 준비 사항

비대면 회의를 성공적으로 진행하기 위해서는 회의 전 준비가 중요합니다. 다음과 같은 요소들을 준비해야 합니다.

• 인터넷 연결 상태 확인: 안정적인 인터넷 연결은 필수입니다. 네트워크 상태가 불안정할 경우 회의 중 음성이 끊기거나 영상이 끊길 수 있어 다른 참가자들에게 불편을 줄 수 있습니다. 회의 전 반드시 인터넷 연결 상태를 점검하고, 필요시 유선 인터넷을 사용하는 것이 좋습니다.
• 회의 소프트웨어 사전 점검: 사용 예정인 화상 회의 프로그램이나 소프트웨어가 제대로 작동하는지 확인합니다. 새로운 업데이트가 있는지 확인하고, 필요시 업데이트를 설치합니다. 또한, 오디오와 비디오 설정을 점검하여 회의 시작 전에 문제가 없도록 합니다.
• 적절한 장소 선택: 회의에 집중할 수 있는 조용하고 방해받지 않는 장소를 선택합니다. 백그라운드 소음이 많은 장소나 조명이 어두운 곳은 피해야 합니다. 또한, 배경에 부적절한 물건이 있지 않은지 확인하고, 필요시 가상 배경을 사용합니다.
• 회의 자료 준비: 회의에서 다룰 내용에 대해 미리 자료를 준비하고, 필요시 자료를 화면에 공유할 준비를 합니다. 또한, 회의 아젠다를 미리 전달하여 참가자들이 준비할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

비대면 회의 중 지켜야 할 매너

회의 중에도 몇 가지 매너를 지켜야 원활한 회의 진행이 가능합니다. 아래의 매너를 참고하세요.

발언 시 지켜야 할 매너

• 순서 지키기: 발언할 때는 다른 사람이 발언 중인지를 확인하고, 발언이 끝난 후에 말하는 것이 중요합니다. 비대면 회의에서는 서로의 얼굴을 마주보지 않기 때문에, 중간에 말을 끊거나 동시 발언이 발생할 수 있어 혼란이 생길 수 있습니다. 따라서 발언 순서를 지키고, 필요시 진행자의 안내에 따라야 합니다.
• 명확한 음성 전달: 말할 때는 마이크에 대고 명확하게 말해야 합니다. 마이크가 너무 멀거나 가까우면 상대방이 듣기 어려울 수 있으니, 적절한 거리에서 말하는 것이 중요합니다. 또한, 말을 할 때는 적절한 속도로 말하고, 중요한 정보는 천천히 반복하여 전달하는 것이 좋습니다.

경청의 중요성

• 다른 사람의 발언 존중하기: 비대면 회의에서는 발언자가 화면에 집중할 수 있도록 배려하는 것이 중요합니다. 다른 사람이 발언할 때는 주의 깊게 듣고, 집중하는 모습을 보여주는 것이 필요합니다. 이를 위해 비디오를 켜고, 카메라를 눈높이에 맞추어 배치하면 상대방이 본인의 의견이 존중받고 있음을 느낄 수 있습니다.
• 비언어적 신호 사용: 고개를 끄덕이거나, 미소를 짓는 등의 비언어적 신호를 통해 상대방에게 집중하고 있음을 알릴 수 있습니다. 또한, 손을 들거나 챗 기능을 사용해 발언 의사를 표현하는 것도 좋은 방법입니다.

기술적 문제 발생 시 대처 방법

비대면 회의에서는 기술적 문제가 발생할 수 있습니다. 이에 대한 적절한 대처 방법을 알아둬야 합니다.

• 문제 발생 시 알리기: 음성이나 영상에 문제가 생기면, 바로 진행자에게 알립니다. 문제가 있음을 모르면 회의가 원활하게 진행되지 않으므로, 문제 발생 시 즉시 알리는 것이 중요합니다.
• 대안 찾기: 문제가 해결되지 않을 경우 다른 방법을 시도해보는 것도 중요합니다. 예를 들어, 음성이 잘 들리지 않을 때는 채팅 기능을 활용하거나, 화면 공유에 문제가 있을 때는 문서를 미리 공유하는 등의 방법을 사용할 수 있습니다.

회의 후 피드백 제공

회의가 끝난 후에는 피드백을 제공하는 것도 중요합니다. 이를 통해 회의의 질을 향상시킬 수 있습니다.

• 긍정적인 피드백 제공: 좋은 점을 강조하며 피드백을 제공하는 것이 좋습니다. 긍정적인 피드백은 참석자들에게 동기부여를 줄 수 있습니다.
• 개선점 제안: 회의 중 개선할 점이 있었다면, 이를 정중하게 제안하는 것이 좋습니다. 이러한 제안은 다음 회의를 더욱 효과적으로 만들 수 있는 기회가 됩니다.

마무리

비대면 회의 매너는 참가자 모두가 회의에 적극적으로 참여하고, 원활한 의사소통을 할 수 있도록 돕습니다. 이를 위해서는 사전 준비부터 회의 중 지켜야 할 매너, 회의 후 피드백까지 전 과정을 철저하게 관리하는 것이 중요합니다. 이러한 매너를 잘 지킨다면, 비대면 회의에서도 오프라인 회의 못지않은 효과적인 결과를 얻을 수 있을 것입니다.